Salah satu hal yang cukup merepotkan ketika merapihkan berbagai macam informasi penting atau saya penting yang dimiliki perusahaan adalah ketika file disebut mengalami kerusakan. Hal tersebut biasanya terjadi ketika file itu masih berbentuk dalam sebuah hard copy atau lembaran kertas yang berisi tulisan-tulisan penting. Karena saat hal tersebut masih berbentuk lembaran kertas maka segala macam resiko bisa kita rasakan punya salah satunya adalah kerusakan karena dimakan usia dan cuaca maupun berkas yang hilang karena lupa menyimpan.
Salah satu cara yang bisa kita lakukan adalah dengan memanfaatkan teknologi variable printing dari RDS. Teknologi ini mampu membuat atau merubah berbagai macam file yang masih berbentuk lembaran kertas dan file hard copy menjadi sebuah file yang mampu dibaca oleh media komputer.
Teknologi variable printing ini memiliki manfaat yang sangat besar khususnya bagi kelangsungan informasi penting yang ada pada file yang kita miliki. Berbagai macam keuntungan tersebut diantaranya adalah :
- Untuk membuat proses sharing data lebih cepat dan lebih efisien. Saat file digital yang kita miliki akan kita bagi kepada orang yang kita inginkan, proses tersebut akan berlangsung da terjadi dengan tempo yang sangat cepat tanpa harus mengeluarkan tenaga lebih. Hal tersebut tidak akan berlaku apabila kita masih memiliki informasi penting atau hal penting yang berupa tumpukan buku. Saat kita ingin membaginya kepada orang lain kita harus menggunakan jasa kurir maupun mengeluarkan tenaga ekstra untuk membawa benda tersebut hingga ke alamat yang kita.
- Tingkat keamanan dan kerahasiaan yang lebih terjamin. Saat file atau informasi penting yang dimiliki oleh perusahaan kita masih berbentuk file-file kertas maka informasi tersebut bersih rentan untuk diketahui oleh orang lain yang tidak memiliki kepentingan. Hal tersebut berbeda apabila file tersebut sudah kita rubah menjadi file digital, maka tidak semua orang mampu mengakses file tersebut kecuali sudah kita ijinkan.
- Untuk menyimpan File tersebut kita tidak akan mengalami kesulitan. Sebuah file digital akan mampu tersimpan dengan baik di sebuah hard disk maupun media penyimpanan di hutan seperti CD maupun Flash disk.
